LOS VIAJES DEL JEFE

Es muy frecuente que los directivos realicen viajes de negocios. Estos pueden ser planeados o imprevistos por lo cual la secretaria debe estar preparada para coordinar todo lo relacionado con el viaje, sin dejar de lado sus actividades cotidianas de la oficina.

Organización del viaje:

• Debe de contarse con una agencia de viajes de confianza para asesorarse.
• Elaborar una lista detallada de lo que va a ejecutar.
• Preparar un itinerario y programa de viaje.
• Definir medios de transporte y rutas de recorrido.
• Hacer reservaciones de transportes y hoteles.
• Recoger los tickets oportunamente.
• Reunir información material y elementos que llevara el ejecutivo.
• Preparar etiquetas para identificación de material y equipaje.
• Realizar arreglos financieros del caso.
• Averiguar si hay eventos especiales como: cena, cócteles, etc.
• Prever la consecución de obsequios especiales si es necesario.
• Comunicarse con las personas u oficinas donde va a llegar el jefe.

* Al regreso del jefe se debe:

• Organizar un resumen detallado de lo sucedido en la oficina.
• Iniciar inmediatamente el tramite administrativo de: facturas de hoteles, restaurantes, gastos de representación, beáticos, etc.
• Realizar los documentos que el jefe a traído de su viaje.
• Preparar cartas y tarjetas de agradecimiento según las instrucciones del jefe.
• Confirmar las citas establecidas en su ausencia.

* Obsequios empresariales en ocasiones especiales como:

• Navidad
• Año Nuevo
• Aniversario institucional
• Fechas conmemorativas, etc.

* Se suelen enviar regalos como:

• Bolígrafos
• Llaveros
• Agendas
• CDS
• Calendarios
• Sombrillas
• Relojes
• Porta tarjetas
• Maletines
• Gorras
• Camisetas
• Pisapapeles o lo que la empresa produzca

* Algunos aspectos que deben tenerse en cuenta en época de Navidad y Año Nuevo:

Navidad: ambiente de paz y unión, felicidad, tener unos buenos arreglos navideños, comida especial, compromisos que tenga el jefe, envíos de obsequios e invitaciones oportunamente, música apropiada, etc.

Año Nuevo: Revisar asuntos pendientes del año pasado.

-Conversar con el jefe para hacer el balance del año anterior.
- Elaborar cronogramas para el año nuevo.
- Poner al día el archivo para el año nuevo.
- Verificar útiles de oficina.

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