ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS

Introducción:

Los ejecutivos frecuentemente realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren una cuidadosa planeación para lograr excelentes resultados.

El trabajo secretariado en estas ocasiones se multiplica; debe desarrollar las labores cotidianas y las relacionadas: Programación, Realización y Finalización del evento.

Eventos:

En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son: Programación, Realización y finalización del evento o viaje.

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:

• Nombra comités para asignar tareas específicas.
• Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.
• Definir la fecha exacta de realización.
• Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.
• Coordinar actividades sociales extraevento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.
• Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.
• Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas,
• Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.
• Disponer de recursos necesarios: Papelógrafo, papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
• Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
• Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.

Antes de realizar la reunión deben observarse los siguientes aspectos:

• Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.
• La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.
• La iluminación debe ser óptima.
• Los baños deben de estar impecables.
• El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar previamente
  definidos.
• Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.
• Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para elaborar la nueva acta.

La Finalización: Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

Si se tomó nota para el acta la secretaria debe:

• Estudiar detenidamente el acta anterior.
• Aclarar inquietudes con quien haya presido la reunión.
• Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.
• Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.
• Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.
• Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

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