La secretaria como parte de sus funciones debe coordinar las siguientes tareas:
- Cumplimiento adecuado del programa de aseo y cafetería.
- Suministro oportuno de los insumos para cafetería y aseo.
- Seguimiento de las instrucciones y recomendaciones dadas por los expertos en el manejo del control de los equipos que tengan en la oficina.
- Excelente presentación de personal.
- Uso adecuado e impecable del informe de la empresa.
- Esmerada atención del publico interno y externo.
- Trato formal para todas las personas.
- Realización del trabajo con eficiencia.
Recursos físicos:
Elementos de consumo para la oficina:
Es importante el contenido de los documentos como su soporte físico papel de buena calidad, utilización de cubiertas y sobres adecuados, y nitidez en la impresión ayudan a fortalecer la imagen de la empresa.
La secretaria no debe dejar agotar la existencia de papelería y elementos de consumo para la oficina.
En términos generales los pedidos deben racionalizarse para cuidar que se deteriore o que falte.
Elementos de consumo para cafetería:
La compra de insumos como azúcar, café, leche, galletas, etc, debe calcularse bien para evitar que no falte o se dañe, pierdan su aroma o sabor.
Las maquinas y equipos:
Teléfono celular, buscapersonas, las maquinas de escribir, calculadoras, fax, fotocopiadoras, etc.
Se encuentran generalmente en las oficinas, su manejo, utilización y conservación es responsabilidad de la secretaria.
Para ello es aconsejable: conservar y utilizar los manuales y planos de ensamblaje.
Los teléfonos celular y buscapersonas debe hacerse racionalmente y para casos de importancia.
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